Vanaf vandaag kunt u in NWB Online aparte accounts aanmaken voor uw medewerkers. Het account dat u al heeft, is uw hoofdaccount. U kunt zoals u gewend bent aanvragen blijven doen via dit hoofdaccount, maar u heeft nu ook de extra mogelijkheid om subaccounts aan te maken met aangepaste rechten voor uw medewerkers.
Zo kan uw medewerker in een eigen omgeving van NWB Online bankgarantieaanvragen invoeren en (digitaal) laten ondertekenen. U bepaalt zelf of uw medewerker de aanvraag in mag dienen bij Nationale Waarborg en of uw medewerker alle aanvragen en uw vergoedingsoverzichten in kan zien. Het aanmaken van een nieuwe medewerker doet u eenvoudig in enkele stappen.
Uw medewerker logt in met het e-mailadres dat u bij de medewerker heeft ingevoerd en dient eenmalig zelf een wachtwoord aan te maken via de link die u vanuit NWB Online naar uw medewerker e-mailt.
Let op: Elk e-mailadres van een medewerker moet uniek zijn. Als het e-mailadres al ergens in het portaal voor komt, krijgt u hier een melding van zodat u een ander e-mailadres in kunt voeren.
Tenslotte kunt u de toegevoegde medewerkers ook bekijken, rechten aanpassen en verwijderen. In de handleiding vindt u de complete uitleg over het aanmaken en beheren van uw medewerkers en alle andere mogelijkheden die u heeft in NWB Online.
Digitaal ondertekenen via NWB Online en Adviesbox
Wanneer u een bankgarantie digitaal aanvraagt, kan dit via NWB Online en via Adviesbox. Het digitaal ondertekenen van de aanvraag zelf werkt voor uw klant via beide aanvraagmethodes hetzelfde. Hier bekijkt u het proces dat uw klant doorloopt. Let op: een bankgarantieaanvraag is pas volledig getekend wanneer alle kopers via hun eigen link een digitale handtekening hebben gezet.
Voor u zijn er wel verschillen tussen de twee aanvraagmethodes met betrekking tot het digitaal ondertekenen. Daarom lichten we hieronder de belangrijkste verschillen toe:
Aanvraag volledig getekend?
Wanneer de aanvraag volledig en op de juiste manier getekend is, ontvangt u een e-mail dat de aanvraag getekend is.
NWB Online: U kunt in de aanvraag bij het kopje ‘Ondertekenen’ de status van het digitaal ondertekenen volgen. Hier ziet u wanneer en naar wie de e-mail verzonden is en wanneer en door wie het document geopend en/of ondertekend is. Zo kunt u zelf zien wie er bijvoorbeeld nog niet getekend heeft.
Adviesbox: Hier kunt u de status van het digitaal ondertekenen niet volgen. Pas als alle klanten volledig getekend hebben, ontvangt u een e-mail zodat u weet dat de aanvraag getekend en bij Nationale Waarborg ingediend is.
Digitaal ondertekenen afbreken en opnieuw opstarten
Wanneer een e-mail met link niet is aangekomen (laat uw klant ook altijd even checken of de e-mail niet in de spamfilter terecht is gekomen) of er een fout in het e-mailadres staat, kunt u het digitaal ondertekenen afbreken en opnieuw starten. Let op: Wanneer u het digitaal ondertekenen afbreekt, komt het lopende proces te vervallen. Alle handtekeningen die al gezet zijn, komen dan ook te vervallen.
NWB Online: In de aanvraag klikt u bij het kopje ‘Ondertekenen’ op de oranje knop ‘Digitaal ondertekenen afbreken’. Het huidige digitaal ondertekenproces komt te vervallen. U kunt nu, eventueel na het aanpassen van een e-mailadres van de koper, bij het kopje ‘Ondertekenen’ via de oranje knop het digitaal ondertekenen weer starten.
Adviesbox: In de tab Bankgarantie klikt u, eventueel na het aanpassen van een e-mailadres van de koper, nogmaals op de knop ‘Digitaal laten ondertekenen en indienen bij Nationale Waarborg’. Er worden nu automatisch nieuwe e-mails met link verstuurd naar de koper(s) en het voorgaande digitaal ondertekenproces is vervallen.
Verkeerd e-mailadres of iets anders aanpassen in de aanvraag
Wanneer een e-mail met link niet aankomt, komt dit in de meeste gevallen omdat er een fout in het e-mailadres staat (of omdat de e-mail in de spamfilter van de koper terecht is gekomen). Ook komt het wel eens voor dat er een fout in de aanvraag geslopen is. U kunt het e-mailadres of andere foutieve gegevens in de aanvraag aanpassen en het digitaal ondertekenen opnieuw starten.
NWB Online: Klik in de aanvraag links onderaan op ‘Ik wil nog iets aanpassen’, u krijgt een melding dat het digitaal ondertekenen afgebroken wordt waar u vervolgens mee akkoord gaat. U komt nu weer in het concept van de aanvraag terecht waar u de gegevens aan kunt passen. Klik vervolgens op ‘Opslaan en naar ondertekenen’ waar u het digitaal ondertekenen opnieuw kunt starten.
Adviesbox: Pas in uw advies het e-mailadres en/of de foutieve gegevens aan en klik in de tab Bankgarantie op ‘Digitaal laten ondertekenen en indienen bij Nationale Waarborg’. Er worden nu automatisch nieuwe e-mails met link verstuurd naar de koper(s) en het voorgaande digitaal ondertekenproces is vervallen.
Aanvraag indienen nadat deze digitaal getekend is
Wanneer de aanvraag door alle kopers op de juiste manier getekend is, ontvangt u een e-mail en kunt u de aanvraag indienen of wordt deze automatisch voor u ingediend bij Nationale Waarborg.
NWB Online: Zodra u de e-mail ontvangt dat de aanvraag digitaal getekend is, dient u zelf via NWB Online de aanvraag in te dienen bij Nationale Waarborg.
Adviesbox: Zodra u per e-mail de ontvangstbevestiging heeft gekregen, wordt de aanvraag automatisch bij Nationale Waarborg ingediend en in behandeling genomen.
