Vanwege de wet- en regelgeving rondom de AVG, kunt u vanaf 20 mei alleen nog digitaal uw bankgarantie aanvragen indienen bij ons. Ook de communicatie over uw aanvraag en bankgarantie zal vanaf die datum voornamelijk via ons portaal NWB Online lopen. Volgende week ontvangt u hier alle informatie over, maar we zetten nu alvast het digitaal aanvragen en in het bijzonder het (digitaal) ondertekenen van de aanvraag door uw klant in het zonnetje.
Uw klant laten tekenen, digitaal of traditioneel
Voordat u een ingevoerde aanvraag kunt indienen, moet uw klant deze eerst ondertekenen. Dit kan volledig digitaal of traditioneel. In beide gevallen heeft u altijd de mogelijkheid om van tevoren alle gegevens in de aanvraag in te voeren zodat u het formulier helemaal heeft voorbereid als u uw klant ziet.
Digitaal ondertekenen
Wanneer u het digitaal ondertekenen start, krijgt elke klant die dient te tekenen een persoonlijke e-mail met een link om digitaal te ondertekenen. Zo kunt u het digitaal ondertekenen starten en uw klant direct laten ondertekenen op het moment dat uw klant tegenover u zit, maar u kunt de link ook op een ander moment versturen.
Via de persoonlijke link krijgt uw klant toegang tot het ingevulde aanvraag formulier en na akkoordbevinding, tekent uw klant digitaal. Lees hier stap voor stap wat uw klant te zien krijgt en moet doen om digitaal te ondertekenen.
In NWB Online kunt u in de aanvraag zien wat de status van het digitaal ondertekenproces is. Zodra alle klanten digitaal getekend hebben, ontvangt u per e-mail een notificatie dat de aanvraag ingediend kan worden.
Traditioneel ondertekenen
Met deze optie kunt u de klant een volledig ingevuld, geprint formulier laten tekenen met de pen. Als u kiest voor traditioneel ondertekenen wordt er een pdf aangemaakt van het formulier met de door u ingevoerde gegevens. U kunt dit formulier dus downloaden en printen en fysiek meenemen naar uw klanten.
Zodra uw klanten het formulier getekend hebben, geeft u in NWB Online in de aanvraag door middel van een vinkje aan dat u de getekende aanvraag in uw bezit heeft. U hoeft het getekende document dus niet mee te sturen met de digitale aanvraag. U dient het getekende formulier natuurlijk wel in uw dossier te houden.
De e-mail met link om digitaal te ondertekenen komt niet aan
Wanneer u het digitaal ondertekenen start, wordt er direct naar elke klant een e-mail verstuurd. Het kan zijn dat de ontvangende e-mailserver er iets langer over doet om de e-mail door te zetten naar het account van de ontvanger, maar deze vertraging zou niet langer dan een uur moeten bedragen.
Als de e-mail niet aankomt, onderneemt u de volgende stappen:
• Laat de klant checken of de e-mail niet in de ongewenste items/spamfilter terecht is gekomen.
• Check of er geen typefoutje in het e-mailadres staat. Als er wel een typefoutje is gemaakt, onderbreekt u het digitaal ondertekenen, en past u het e-mailadres aan. U kunt het digitaal ondertekenen nu weer opnieuw starten en er worden nieuwe e-mails verzonden.
Wanneer bovenstaand niet het geval is, onderbreekt u het proces van digitaal ondertekenen en start u dit opnieuw op.
Let op: Wanneer u het digitaal ondertekenen afbreekt, vervallen ook alle eventueel al gezette handtekeningen. Klanten die al getekend hebben, krijgen dan ook een nieuwe link via welke zij opnieuw dienen te ondertekenen.
Eerste keer inloggen
Als u een aanstelling bij ons heeft, krijgt u ook automatisch een account bij NWB Online. De eerste keer dat u inlogt, maakt u eenmalig uw wachtwoord aan door op ‘Wachtwoord vergeten’ te klikken.
Vul nu uw e-mailadres in zoals dat bij ons bekend is en u ontvangt een e-mail met een link om uw wachtwoord aan te maken.
Ingevoerde aanvraag verwijderen
Wanneer u een aanvraag ingevoerd heeft die toch niet ingediend hoeft te worden, kunt u deze zelf verwijderen via de knop ‘Verwijderen’.
Als u de aanvraag opent en u ziet die knop niet direct rechts onderaan de pagina staan, klik dan eerst links onderin op ‘Ik wil nog iets aanpassen’. U komt nu weer in de conceptversie van de aanvraag waar u de knop ‘Verwijderen’ ziet staan.
De status van uw aanvraag bekijken
Wanneer u inlogt op NWB Online ziet u in uw overzicht met aanvragen ook de status van de aanvraag staan. Uit deze status kunt u opmaken waar de aanvraag zich bevindt in het proces en of er nog actie van u verwacht wordt.
Bovenaan bij de kop Status staat een I-icoon, hier vindt u een overzicht van wat elke status betekent.
